こんにちは！
中小企業の経営幹部の方々！がんばってDX推進されていますか？
DX（Digital Transformation）という言葉以上に、「働き方改革」という言葉がバズワードとなっていますが、みなさんの会社でも何かしらの「働き方改革」に取り組まれていると思います。
一番手っ取り早い「働き方改革」は、業務の生産性をあげるための「社内業務のデジタル化」なのではないでしょうか？
そこで今回は「働き方改革」という観点から、アナログ業務をどのようにデジタル化していけばいいのか？というお話をしたいと思います。
社内のアナログ業務とは？
まず、社内のアナログ業務の定義から考えていきましょう。
アナログ業務と聞いて、何をイメージしますか？
私が考える代表的なアナログ業務は以下のようなものです。
・会議の度に資料を印刷して出席者に配る
・数値管理をエクセルに入力するだけでマクロ等を使っていない、故に手作業の入力が膨大
・社内情報の保管がすべて紙、故に情報が一元化されていない
・部署によって社内情報が偏っている、故に情報を持っている部署が優位な立ち位置になっている
・社内申請業務が紙ベース、故に雑務が膨大になり仕事が多い、休めない
・そもそも仕事を効率化して早く帰ることが申し訳ないと思ってしまう文化
あげればキリがないですが、いわゆる悪しき文化といったところでしょうか。
私自身、サラリーマン時代は会社から各自の生産性向上を求められていましたので、残業する社員は仕事ができない者、というレッテルが貼られるくらい各自の生産性を意識する文化でした。
そういった文化で働いていると、社内の資料が紙ベースなどという会社を見ると違和感しかないですし、生産性の低い社員しかいないのかな？と思ってしまいます。
無駄なことや悪しき文化というのは、その文化にどっぷり浸かっている社員はなかなか改善し難いと思います。
理由は自分たちの生産性の低さを客観的に判断するというのは難しいですし、認めたくないというのもあります。
こういった文化を改革するには、やはり第三者の目を入れて少しずつ文化を変えていく必要があります。
では、具体的にどのように悪しき文化を改善していけばいいのでしょうか？
社員の各作業時間を数値化してみましょう
最初の取っ掛かりとしては、少しずつでいいので各自が担当している社内業務とそれにかかる時間を項目化してみてください。
例えば、
・一日のメール確認にかかる時間
・報告資料作成用に利用する数値分析にかかる時間
・毎週のルーチン作業にかかる時間
・コーポレートサイトの更新にかかる時間
・共有のための打ち合わせにかかる時間
等など。
チーム単位や部署単位でやってみると良いでしょう。
各自がどの作業にどのくらい時間を掛けているのかが見える化できると、何が無駄で何に時間をかけるべきかが分かってきます。
また、なぜこの作業に時間がかかっているのか？が明確になってくると、その作業の生産性は具体的にどうすればあがるのか？を考えるきっかけが生まれます。
ここがポイントなのですが、どうすれば生産性をあげることができるのか？を考えるきっかけを作ることが大事です。
トップダウンで生産性をあげろ、と社内に伝えても社員は具体的にどうすればいいのかがわかりません。
社員自身が考えるきっかけを作ってあげることが経営層の役割になります。
ぜひチャレンジしてみてください。
業務改善に終わりはない
もし、生産性を改善すべき社内業務が見つかったらぜひ改善に向けたトライをしていただきたいのですが、ひとつ注意点があります。
それは、社内業務改善に終わりはない、ということを各自が意識することです。
ひとつの改善を実施して、ある程度の効果が見えてくると、社員も経営層も満足してしまいます。
しかし、その改善方法はたまたま今のタイミングでは良かったのかも知れませんが、来年には通用しない改善方法かも知れません。
実際、業界の動向やマーケットの変化によって業務推進の方法などは簡単に変化していきます。
常に変化を受け入れる社内文化こそが、会社を強くする一番の方法であって生産性向上だけを目的にしたところで付け焼き刃になってしまう可能性は多いにあるでしょう。
ベテラン社員やITに疎い社員が多くいる会社は、それだけで変化を嫌う文化になりがちですが、その文化を改革し変化を受け入れる文化作りをしてくことが、今後企業が生き残る道であり、それを先導していくのが経営層の役割になっていきます。
私達トロン・ラボが提供する「ZERO TO ONE」のサービスは、会社の文化を変えていくためのお手伝いもご提供しています。
何かお困りのことがありましたら、お気軽にお問い合わせください。